Allgemeine Datenschutzerklärung der Römisch-katholischen Kirchgemeinde Ettingen
- Wer wir sind
Die Röm.-kath. Kirchgemeinde Ettingen ist eine öffentlich-rechtliche Körperschaft und Teil der Röm.-kath. Landeskirche des Kantons Basel-Landschaft.
Die Kirchgemeinde Ettingen vertritt die Gesamtinteressen der römisch-katholischen Einwohner Ettingens gegenüber den staatlichen und kirchlichen Behörden. Sie sorgt für die materielle Grundlage der örtlichen Seelsorge und der damit verbundenen sozialen Aufgaben.
- Grundlagen der Datenverarbeitung
Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie wir Personendaten bearbeiten, insbesondere welche Personendaten wir zu welchem Zweck erheben. Sie regelt zudem die Datenweitergabe, die Aufbewahrungsfrist sowie Ihre Rechte.
Unter Personendaten (nachfolgend auch als Daten bezeichnet) sind alle Angaben zu verstehen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen. Der Begriff «Datenbearbeitung» ist situativ zu verstehen und umfasst jeden Umgang mit Personendaten, unabhängig von den angewandten Mitteln und Verfahren, insbesondere das Beschaffen, Aufbewahren, Verwenden, Verändern, Bekanntgeben, Archivieren oder Vernichten von Daten.
Wir erheben und bearbeiten Personendaten zur Erfüllung unserer geschäftlichen Aufgaben, im gesetzlich und vertraglich geregelten Rahmen. Die Erhebung, Bearbeitung und Nutzung von Personendaten unterliegen der geltenden schweizerischen[1] und, sofern anwendbar, europäischen Rechtsbestimmungen[2].
Wir erheben Personendaten auf transparente Weise und unter Beachtung der Grundsätze der Verhältnismässigkeit und der Zweckbindung. Die Daten werden nur in dem Ausmass und so lange bearbeitet, wie dies für unsere Aufgaben und Pflichten notwendig ist.
- Zweck der Erhebung und Bearbeitung von Personendaten
Wir bearbeiten jene Personendaten, die erforderlich sind, um unser Angebot dauerhaft, sicher und zuverlässig gewährleisten zu können. Dazu gehören insbesondere.
- Abwicklung und Verwaltung von vertraglichen Beziehungen gegenüber Mitarbeitenden (inkl. Behörden- und Kommissionsmitgliedern, Mitgliedern von Arbeitsgruppen, …), Freiwilligen, Lieferanten etc.;
- Kontaktpflege und Kommunikation mit staatlichen kirchlichen Behörden, sowie im Zusammenhang mit einer Leistungserbringung;
- Betrieb der Website und Authentifizierung registrierter Nutzerinnen und Nutzer für bestimmte Bereiche unserer Website;
- Gewährleistung der Sicherheit, Erfüllung rechtlicher Pflichten, Durchsetzung von Ansprüchen;
- Versand von Informationen, Einladungen und Durchführung von Veranstaltungen;
- Statistische Erhebungen/Auswertungen;
- Welche Personendaten bearbeiten wir?
- Generelle Kontakt- und Grunddaten
Je nach Zweck der Datenbearbeitung, Kundensegment und Leistungsbereiche erheben wir verschiedene Arten von Personendaten, darunter unter Umständen auch besonders schützenswerte Personendaten.
Wir bearbeiten von allen Kontakt-, Dialog- und Vertragspartnern zumindest die folgenden Personendaten:
- Name, Vorname, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Geschlecht, Adresse, Telefonnummer, Titel, Geburtsdatum, Nationalität, Konfession, Beruf, Informationen zum Arbeitgeber, Titel, AHV-Nummer;
- E-Mail- und schriftliche Korrespondenz (Post).
Daneben erheben und bearbeiten wir je nach Zweck der Datenbearbeitung, Kundensegment und Leistungsbereich zusätzlich Daten gemäss den Beschreibungen in den nachfolgenden Ziffern:
- Daten für Mailings und Newsletter
Zum Zweck der Zusendung von Informationen über Veranstaltungen, Publikationen usw. (Marketingzwecke) sowie für den Versand von Newslettern bearbeiten wir folgende Personendaten:
- Generelle Kontakt- und Grunddaten gemäss Ziff. 4.1;
Diese Daten sind für die Erbringung der Dienstleistung, zur Kommunikation oder zur Pflege unserer Kontaktdatenbank notwendig. Um unsere Dienstleistungen zu verbessern, werden Informationen im Zusammenhang mit Marketing, Mailings, und Newslettern auch statistisch ausgewertet. Sie können der Verwendung Ihrer persönlichen Daten zu Marketingzwecken jederzeit widersprechen oder sich vom Empfang des Newsletters abmelden.
- Daten für die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen
Für die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen werden folgende Personendaten bearbeitet:
- Generelle Kontakt- und Grunddaten gemäss Ziff. 4.1;
- Informationen über die Teilnahme an der Weiterbildung;
- Unter Umständen Zahlungsinformationen;
- Unter Umständen Bilder oder Videos;
Bei Online-Veranstaltungen werden zusätzlich die Daten nach Ziffer 4.4 bearbeitet.
Vorname, Name, gegebenenfalls Adresse, E-Mail-Adresse und unter Umständen Arbeitgeber können den anderen Teilnehmern offengelegt werden. Es kann zudem sein, dass Sie bei Veranstaltungen fotografiert oder gefilmt werden.
Diese Daten werden zur Durchführung der Veranstaltung sowie zu Networking- und Marketingzwecken bearbeitet. Das Bildmaterial benötigen wir zur internen Dokumentation der Veranstaltung, für die Einbettung in einen Newsletter oder auf unserer Website und unseren Social-Media-Kanälen, zur Erstellung von Berichten und gegebenenfalls, um unsere Mitglieder über die Veranstaltung zu orientieren. Die Teilnehmenden haben die Möglichkeit, dem Fotografen vor oder bei den Aufnahmen mitzuteilen, dass sie nicht auf dem entsprechenden Bildmaterial erscheinen wollen.
- Daten im Zusammenhang mit der direkten Kommunikation (Telefon, E-Mail oder Chat, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare etc.)
Die von uns organisierten Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare werden mit Applikationen wie z.B. Microsoft Teams oder Zoom durchgeführt. Für die direkte Kommunikation via Telefon, E-Mail, Kollaborationslösung oder Chat können wir sowie unsere entsprechenden Dienstleister soweit notwendig folgende Personendaten bearbeiten:
- Generelle Kontakt- und Grunddaten gemäss Ziff. 4.1;
- Andere in der E-Mail-Kommunikation enthaltene Personendaten;
- Daten zur Kommunikation wie IP-Adresse, Uhrzeit und Dauer der Kommunikation;
- Aufzeichnungen von Videokonferenz, falls nötig;
Wir bearbeiten diese Personendaten zur Erbringung und Verbesserung unserer Dienstleistungen für unsere Kunden und andere interessierte Dritte.
- Daten über das Personal
Für die Mitarbeiterverwaltung werden folgende Daten bearbeitet:
- Generelle Kontakt- und Grunddaten gemäss Ziff. 4.1;
- Sozialversicherungsangaben/AHV-Nr.;
- Informationen über Kinder;
- Notfallkontakt;
- Informationen über die Stelle innerhalb unseres Unternehmens wie Anstellungsdatum, Funktion, Gehalt, Arbeitsvertrag;
- Bewerbungsinformationen wie Motivationsschreiben, Lebenslauf, Arbeitszeugnisse, Diplome, Auswertung der Bewerbungsgespräche, Assessments, Referenzauskünfte;
- Finanzinformationen und Bankverbindungen;
- Für quellenbesteuerte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Konfession, Ausländerausweis, Angaben über andere Erwerbstätigkeiten, Ersatzeinkünfte und Partnerinformationen;
- Informationen für die Geltendmachung von Kinder-, Ausbildungs- und Erziehungszulagen
- Informationen zu periodischen Beurteilungsgesprächen;
- Zeit- und Ferienerfassung;
- Informationen über Krankheiten, Unfälle, Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaub, Militär oder Zivilschutz;
- Straf- und/oder Betreibungsregisterauszüge, Sonderprivatauszug;
- Informationen über Aus- und Weiterbildungen, sowie sonstige für das Personaldossier relevante Daten;
Bewerbungsunterlagen, die nicht zu einer Einstellung führen, werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, soweit wir nicht eine Einwilligung zur Aufbewahrung erhalten, gelöscht/vernichtet.
Die Daten dienen einer korrekten Abwicklung im Personalwesen, der Erfüllung der vertraglichen Beziehung (Arbeitsvertrag) und werden hauptsächlich von den Mitarbeitenden eingereicht.
- Lieferanten und sonstige Vertragspartner
Wir bearbeiten folgende Personendaten von Geschäftspartnern, die Dienstleistungen oder Lieferungen für uns erbringen:
- Generelle Kontakt- und Grunddaten gemäss Ziff. 4.1;
- Finanzinformationen wie Bankverbindungen
- Im Vertrag vorhandene Informationen (wie Daten über die zuständigen Mitarbeitenden, Berater, Informationen über die erbrachte Leistung usw.).
Wir bearbeiten diese Daten in Erfüllung eines Vertrags und in Anwendung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen des Handels- und Steuerrechts. Haben unsere Vertragspartner in Erfüllung ihres Auftrags Zugriff zu unseren Personendaten [z.B. IT-Firmen], stellen wir sicher, dass diese Informationen vertraulich behandelt werden.
- Website
Bezüglich unserer Website verweisen wir auf die Datenschutzerklärung, welche auf unserer Homepage unter https://rkk-ettingen.ch/datenschutz.html aufgeschaltet ist.
- Gewährleistung der Sicherheit, Erfüllung rechtlicher Pflichten, Durchsetzung von Ansprüchen
Wir können die in der Datenschutzerklärung der Website erwähnten Personendaten zur Gewährleistung der Sicherheit und zur Durchsetzung Ihrer Rechte, sofern dafür notwendig, bearbeiten und dafür auch an Dritte, wie Gerichte oder Ämter, weiterleiten.
- Datenerfassung, Aufbewahrungsdauer, Sicherheitsmassnahmen
- Datenerfassung
In der Regel erhalten wir die in Ziffer 4 erwähnten Personendaten direkt von Ihnen, wenn Sie eine der Leistungen in Anspruch nehmen.
Wir entnehmen auch öffentlich zugängliche Informationen aus Medien und Internet, soweit dies im konkreten Fall angezeigt ist (z.B. im Rahmen einer Bewerbung, bei der Auswahl von Dozenten und Referenten), sowie Daten im Zusammenhang mit der Benutzung der Website (siehe Ziffer 4.7).
- Aufbewahrungsdauer
Wir bewahren personenbezogene Daten so lange auf, wie sie für den Zweck, zu dem sie gesammelt wurden, gebraucht werden, oder aber für eine Dauer, zu der wir aufgrund geltender Gesetze, Vorschriften oder vertraglicher Vereinbarungen verpflichtet sind sowie solange wir ein überwiegendes Interesse an der Aufbewahrung haben. Danach werden die Daten gelöscht.
- Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen zum Schutz der Personendaten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch. Darunter fallen IT- und Netzwerksicherheitslösungen, Zugangsbeschränkungen, Verschlüsselung von Datenträgern und Übermittlungen, Weisungen, Schulungen und Kontrollen.
Die Daten werden in den von uns benutzten Applikationen und Software-Anwendungen in der Schweiz gespeichert.
Haben Dritte Zugriff zu unseren Daten, werden besondere Massnahmen getroffen, die im Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt sind (siehe Ziffer 6).
- Datenweitergabe und Datenübermittlung
Wir können Personendaten an Dritte weitergeben, wenn Sie dazu Ihre Einwilligung erteilt haben oder dies für die Erbringung der jeweiligen Leistung bzw. die Erfüllung des Vertragszwecks oder Wahrung unseres berechtigten Interesses notwendig ist oder wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind.
Folgende Kategorien von Empfängern können Personendaten von uns erhalten:
- Dienstleister (z.B. IT-Dienstleister, Hosting-Provider, Lieferanten, Berater, Rechtsanwälte, Versicherungen).
- Dritte im Rahmen unserer gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtungen, Behörden, staatliche Einrichtungen, Gerichte.
Die von uns beauftragten Dritten sind vertraglich verpflichtet, den Datenschutz einzuhalten und die Daten nur für den von uns vorgegebenen Zweck zu bearbeiten. Unsere Dienstleister befinden sich in der Schweiz.
Die Informationen, die Sie uns übermitteln, können zudem zu statistischen Auswertungszwecken anonymisiert und an Dritte weitergegeben werden.
- Ihre Rechte
Jede Person kann Auskunft über die zu ihrer Person bearbeiteten Daten verlangen sowie zur Herkunft, dem Empfänger und dem Zweck der Datenerhebung und Datenverarbeitung. Zudem haben Sie das Recht, die Berichtigung, Sperrung, Löschung oder Übertragung Ihrer Daten zu verlangen.
Daten, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften aufbewahrt werden oder für die Geschäftsabwicklung benötigt werden, können bzw. dürfen nicht gelöscht werden. Werden Daten nicht von einer gesetzlichen Archivierungspflicht oder unserem überwiegenden Aufbewahrungsinteresses erfasst, löschen wir Ihre Daten auf Ihren Wunsch. Greift die Archivierungspflicht, sperren wir Ihre Daten.
Darüber hinaus können Sie Ihre Ansprüche gerichtlich geltend machen oder eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen.
- Schlussbestimmungen
- Verantwortliche Stelle und Kontakt
Wir sind verantwortlich für die Datenbearbeitung nach dieser Datenschutzerklärung soweit nichts anders geregelt ist.
Generelle Anfragen zum Datenschutz können per Post oder E-Mail an uns geschickt werden:
Römisch-katholische Kirchgemeinde Ettingen
Kirchgasse 17
4107 Ettingen
Schweiz
Bei Fragen bezüglich einer bestimmten Person, Berichtigungsbegehren oder einem Löschgesuch muss zudem eine Kopie der ID oder des Passes zur Identifikation des Nutzers beigelegt werden.
- Anpassungen der Datenschutzerklärung
Wir können unsere Datenschutzerklärung jederzeit durch Veröffentlichung auf der Website anpassen.
Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt am 11. Dezember 2023 aktualisiert.
[1] Bundesgesetz vom 25. September 2020 über den Datenschutz